Archiwizacja dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Dla różnych ich rodzajów ustawodawca wyznaczył inne terminy, dlatego tak ważne jest bieżące kontrolowanie zasobów archiwalnych. Sprawdź, kiedy można zniszczyć poszczególne dokumenty.
Archiwizacja dokumentów – zasady ogólne
Czy wszystkie dokumenty w firmie trzeba archiwizować? Istnieją takie, które tego nie wymagają, na przykład notatki ze spotkań służbowych, jednak zdecydowaną większość będziemy przechowywać, i to nawet kilka lat. Dlatego warto poznać zasady ogólne, które dotyczą:
- wyznaczenia odpowiedniego okresu przechowywania,
- segregowania i opisywania dokumentacji archiwalnej,
- zabezpieczenia archiwum stacjonarnego i elektronicznego.
Archiwizacja dokumentów (więcej informacji znajdziesz na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/) powinna się rozpocząć wyznaczeniem terminu przechowywania. Takie postępowanie ułatwia pracę w kontekście późniejszej utylizacji. Teczki trzeba też prawidłowo opisać, co ułatwia dostęp do dokumentacji, gdy jest potrzebna.
Które dokumenty wymagają specjalnych zabezpieczeń?
Co do zasady wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie potrzeby były łatwo dostępne. Jednocześnie nie mogą przeglądać ich osoby z zewnątrz. Niektóre typy danych wymagają szczególnego zabezpieczenia – mowa o tych, które są chronione prawnie. Jeśli dysponujesz dokumentami zawierającymi dane osobowe, tajemnicę przedsiębiorstwa czy dane tajne, przechowuj je w specjalnych szafach zamykanych na klucz lub w sejfach. Archiwizacja akt elektronicznych wymaga natomiast wdrożenia specjalnych zabezpieczeń od strony technicznej. Są to przede wszystkim hasła i algorytmy szyfrujące.
Kiedy można zniszczyć poszczególne dokumenty?
Dokumenty firmowe niszczymy, gdy upłynie okres przechowywania. Więcej informacji na temat archiwizacji akt uzyskasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/. Dla poszczególnych rodzajów dokumentacji obowiązują następujące terminy:
- 5 lat – dla dokumentów księgowych i podatkowych, niektórych dokumentów handlowych, dokumentów gwarancyjnych,
- 10 lat – dla akt osobowych i umów handlowych,
- 50 lat – dla akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
Warto jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach liczymy je od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie gospodarcze, w innych od końca roku. Właściwe obliczanie terminów jest istotne, ponieważ pozwala uniknąć zarówno przedwczesnego, jak i zbyt późnego niszczenia danych.